Depósito de garantía en coliving y PBSA: cómo cobrarlo, custodiarlo y devolverlo

Un operador de coliving con 500 habitaciones y un depósito medio de 1.200 € custodia 600.000 € que no son suyos. Ese dinero es un pasivo frente a los residentes: debe devolverse al final de la estancia y, mientras tanto, convive con la caja operativa, las rentas a propietarios y las nóminas. Cómo se cobra, dónde se guarda y cómo se devuelve es la diferencia entre un pasivo controlado y un problema de insolvencia, auditoría o reputación.

En España conviven dos figuras que se confunden: la fianza legal del artículo 36 de la LAU, obligatoria y, en la mayoría de comunidades autónomas, depositada en el organismo autonómico, y la garantía adicional pactada, limitada en vivienda a dos mensualidades y custodiada por el propio operador. En coliving, flex living y PBSA la segunda es casi universal; la primera depende de la naturaleza jurídica de cada contrato. Este artículo se centra en la que gestionas tú.

¿Qué diferencia hay entre fianza legal y garantía adicional?

La fianza legal es obligatoria, su importe lo fija la LAU (una mensualidad en arrendamiento de vivienda, dos en uso distinto de vivienda) y, donde la comunidad autónoma lo exige, se deposita en el organismo autonómico correspondiente; la garantía adicional es voluntaria, se pacta en el contrato, no puede superar dos mensualidades en contratos de vivienda de hasta cinco años (siete si el arrendador es persona jurídica) y la custodia el arrendador u operador, no la administración.

El artículo 36 de la Ley 29/1994, de Arrendamientos Urbanos establece la fianza en metálico obligatoria: una mensualidad en vivienda y dos en uso distinto de vivienda, categoría que incluye el arrendamiento de temporada. La mayoría de comunidades autónomas exigen depositarla en un organismo público (la Agencia de Vivienda Social en Madrid, el Incasòl en Cataluña) en un plazo determinado; Asturias, Cantabria, Murcia, Navarra y La Rioja no lo exigen (la LAU solo las faculta a hacerlo, disposición adicional tercera). Se recupera del organismo al finalizar el contrato para devolverla al inquilino.

La garantía adicional es otra cosa. El mismo artículo 36, tras el Real Decreto-ley 7/2019, permite pactar cualquier garantía adicional a la fianza con un límite: en contratos de vivienda de hasta cinco años (siete con arrendador persona jurídica) no puede exceder de dos mensualidades. Puede ser depósito en metálico, aval bancario o seguro de impago. Cuando es un depósito, lo recibe y custodia el arrendador, sin obligación de ingresarlo en ningún organismo.

La distinción práctica: la fianza legal sale de tu balance el día que la depositas y vuelve cuando la reclamas. La garantía adicional se queda contigo todo el contrato y, mientras tanto, es un pasivo frente al residente. Cómo la custodias es decisión y responsabilidad tuya.

¿Por qué en coliving y PBSA casi siempre hay depósito adicional?

Porque la relación es corta, la rotación alta, el residente suele ser nuevo en la ciudad o en el país y el espacio incluye mobiliario y zonas comunes cuyo deterioro no cubre una fianza calculada sobre la renta de una habitación. El depósito adicional cubre daños, suministros pendientes y salidas anticipadas sin depender de un procedimiento judicial.

En un coliving la estancia media va de tres a once meses, la habitación se entrega amueblada y equipada, el precio incluye servicios y el operador gestiona cientos de entradas y salidas al año. Una fianza de un mes sobre una habitación de 800 € no cubre una cama, un colchón, una mesa y el arreglo de una pared. Por eso la práctica del sector es un depósito de garantía entre una y dos mensualidades, a veces una cantidad fija, además de la fianza legal si el contrato la exige.

En PBSA el patrón es el mismo con dos añadidos: el pagador suele ser un tercero (padres, avalista), a menudo con cuenta en otro país, y el calendario es rígido, con cientos de depósitos que entran en septiembre y salen en junio. Sobre el ciclo completo de cobro de un curso hemos escrito una guía específica de cobros en residencias de estudiantes; para el coliving y el flex living, la guía de cobros en coliving y flex living.

Un matiz jurídico: en muchos contratos de coliving y PBSA la relación no es un arrendamiento de vivienda sujeto a la LAU en toda su extensión, sino alojamiento con servicios, arrendamiento de temporada o una figura mixta. Eso afecta a si hay fianza legal obligatoria y de cuánto, y lo debe resolver el asesor jurídico contrato a contrato. No afecta a lo que sigue.

¿Cómo cobrar el depósito de garantía?

Antes del check-in, por un método definitivo que registre el IBAN de origen. Eso descarta la tarjeta como riel principal (el titular puede disputar el cargo durante meses) y el adeudo SEPA Core (el deudor puede devolver el recibo hasta ocho semanas después sin justificación). La transferencia cuenta a cuenta, manual o iniciada por open banking, es definitiva una vez ejecutada.

El razonamiento es mecánico. Si el método de cobro permite al pagador recuperar el dinero unilateralmente mientras la estancia sigue en curso, el depósito no protege nada. Con tarjeta, un residente que se va con la habitación dañada y una disputa abierta pone al operador a discutir con el banco emisor en lugar de descontar del depósito. Con adeudo SEPA Core, el padre que devuelve el recibo en la semana seis deja al operador sin garantía y con el residente dentro.

La transferencia resuelve la reversibilidad; la iniciada por open banking resuelve además la conciliación y la devolución. El operador genera el cobro con importe, referencia de habitación y cuenta de destino; el pagador lo autoriza en su banco con autenticación reforzada; el movimiento llega identificado y con el IBAN de origen registrado. Si el banco emisor lo envía como transferencia inmediata (los bancos de la eurozona deben ofrecerla desde el 9 de octubre de 2025 según el Reglamento (UE) 2024/886), el depósito se ve en segundos.

Antes de cobrar, verifica a quién cobras. Un depósito recibido de una cuenta cuyo titular no coincide con el residente ni con un pagador declarado en el contrato complica la devolución y a veces es indicio de fraude. La verificación del inquilino antes de la firma es el momento de registrar quién paga, desde dónde y a quién se devolverá.

¿Dónde custodiar el depósito: cuenta operativa, segregada o escrow?

En una cuenta separada de la operativa, como mínimo; en escrow con un tercero regulado cuando el volumen de depósitos, la presencia de inversores o el perfil de riesgo lo justifican. Mezclar depósitos con caja operativa es legal en la mayoría de los casos, pero convierte un pasivo frente a los residentes en un problema de liquidez el día que la caja aprieta.

La cuenta operativa es el punto de partida de casi todos y el que más problemas genera al crecer. Con 50 habitaciones, 60.000 € de depósitos se pierden en el ruido de la caja; con 500, 600.000 € pagan la nómina de un mes. El problema aparece cuando un auditor, un inversor o un comprador pide el desglose de pasivos por depósitos y no coincide con el saldo de ninguna cuenta, o cuando aprieta la liquidez y los depósitos ya no están.

La cuenta segregada resuelve la trazabilidad: una cuenta dedicada donde entran los depósitos y de donde solo salen devoluciones y deducciones documentadas, con un saldo que debe coincidir cada día con los depósitos vivos en el sistema de gestión. Es la práctica mínima razonable por encima de 100 unidades y la que los inversores institucionales suelen exigir en due diligence. Su límite: sigue siendo una cuenta del operador, forma parte de su patrimonio en caso de insolvencia y solo la disciplina interna impide traspasar fondos a la operativa.

El escrow con tercero regulado va un paso más allá: los fondos los custodia una entidad autorizada bajo reglas de liberación pactadas (sin incidencias, devolución íntegra; incidencias documentadas, liberación parcial al operador y resto al residente). El operador no puede disponer de ellos fuera de esas reglas y el residente sabe que su dinero existe. Es el mismo mecanismo que puede usarse para las arras en compraventa, explicado en la guía de escrow para arras inmobiliarias. Su coste y complejidad no compensan a un operador pequeño; sí cuando gestionas activos de inversores, custodias varios cientos de miles de euros en depósitos o quieres usar la custodia como argumento comercial frente al residente internacional.

¿Cómo devolver el depósito de garantía?

Por transferencia al mismo IBAN del que salió, en el plazo pactado, con un desglose de deducciones documentado y comunicado antes de ejecutar la devolución. Devolver al pagador original evita pedir una cuenta por correo electrónico a un residente que ya se ha ido, con el riesgo de suplantación que eso conlleva.

El primer requisito es saber desde qué cuenta se cobró. Con transferencia manual, el IBAN de origen está en el extracto pero hay que buscarlo y asociarlo a la habitación. Con cobro iniciado por open banking, quedó registrado junto a la referencia del contrato. En PBSA, donde la madre pagó en julio y el estudiante se marcha en junio del año siguiente, esa trazabilidad es lo que permite devolver sin preguntar.

El segundo es la inspección de salida. Cada deducción debe estar soportada: inventario de entrada firmado, fotografías de salida fechadas, factura o presupuesto de la reparación, recibo del suministro pendiente. La deducción sin documento acaba en reclamación de consumo o en una reseña negativa. Conviene enviar el desglose al residente con 48 o 72 horas para objetar antes de ordenar la transferencia.

El tercero es la ejecución. Con cientos de salidas en junio, devolver una a una desde la banca online es lento y propenso a errores. Lo razonable es un fichero de devoluciones (residente, IBAN de origen, importe neto, referencia) ejecutado por lotes con verificación del beneficiario (Verification of Payee), que los bancos de la eurozona deben ofrecer desde el 9 de octubre de 2025 y que una empresa puede desactivar en los lotes; conviene mantenerla activa. La herramienta habitual para este volumen son los desembolsos masivos, el mismo mecanismo que se usa para pagar rentas a propietarios.

¿Qué plazos y qué disputas son habituales?

Los contratos de coliving y PBSA suelen fijar la devolución entre 15 y 30 días después del check-out, plazo suficiente para inspeccionar, recibir la última factura de suministros y documentar deducciones. Para la fianza legal, la LAU fija un mes desde la entrega de llaves; después, el saldo devenga interés legal. Para la garantía adicional rige el contrato, pero un plazo mucho más largo es difícil de defender ante una reclamación.

Las disputas se concentran en tres motivos. Deducciones por limpieza o desgaste que el residente considera uso normal: deciden el inventario de entrada y las fotografías fechadas. Deducciones por salida anticipada o preaviso incumplido: decide la claridad de la cláusula y su aceptación expresa. Y retrasos por no localizar la cuenta de destino, el motivo más evitable, que desaparece cuando se cobra por un método que registra el IBAN de origen.

Cuando el residente es internacional y ya ha regresado a su país, el retraso tiene un coste reputacional alto: abundan las reseñas sobre depósitos que tardaron meses. Devolver al IBAN de origen en otro país de la UE cuesta lo mismo que una transferencia nacional (Reglamento (UE) 2021/1230). Si el depósito se cobró con tarjeta internacional, la devolución va a la misma tarjeta, con su conversión de divisa y el plazo de abono del emisor.

Cuando el volumen de depósitos es alto o hay inversores detrás del activo, la disputa pasa a ser un asunto de gobernanza. Ahí la custodia en escrow con reglas de liberación elimina la discusión sobre si el dinero existe y la reduce a si la deducción está justificada, que es la única discusión legítima. El término está definido en el glosario de escrow.

Cómo lo resuelve UrbanPay

UrbanPay permite cobrar el depósito por transferencia cuenta a cuenta iniciada por open banking antes del check-in, con importe, referencia de habitación y cuenta de destino fijados por el operador: el pago es definitivo una vez ejecutado y el IBAN de origen queda registrado junto al contrato. Los depósitos pueden dirigirse a la cuenta segregada que el operador designe, y la devolución al final de la estancia se ejecuta por lotes mediante desembolsos masivos, con la referencia del contrato en cada operación. La custodia en escrow con reglas de liberación pactadas es el siguiente paso del producto: las cuentas escrow están en preparación. La tarifa de entrada publicada es desde el 0,25 % por cobro completado.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio depositar el depósito de garantía adicional en el organismo autonómico?

No. La obligación de depósito en el organismo de la comunidad autónoma afecta a la fianza legal del artículo 36 de la LAU (una mensualidad en vivienda, dos en uso distinto). La garantía adicional pactada la custodia el arrendador u operador y no se ingresa en ninguna administración. Algunas comunidades autónomas tienen criterios propios sobre qué se considera fianza y qué garantía adicional, así que conviene comprobar la norma autonómica aplicable a cada contrato.

¿Cuánto puede pedir un operador de coliving como depósito de garantía?

Si el contrato es un arrendamiento de vivienda de hasta cinco años (siete con arrendador persona jurídica), la garantía adicional no puede superar dos mensualidades de renta, además de la fianza legal de una mensualidad. En contratos de uso distinto de vivienda, de temporada o de alojamiento con servicios, ese límite no se aplica de forma directa y rige lo pactado, aunque la práctica del sector se mantiene entre una y dos mensualidades por razones comerciales.

¿Puede el operador usar los depósitos como circulante mientras dura la estancia?

Salvo que el contrato diga otra cosa, la ley no obliga al operador a mantener la garantía adicional en una cuenta separada, así que técnicamente puede hacerlo. Es una mala práctica: convierte un pasivo frente a los residentes en financiación de la operación y, en caso de dificultades de liquidez, deja sin cobertura las devoluciones. Los inversores institucionales y los auditores suelen exigir cuenta segregada o escrow como condición.

¿Qué pasa si el residente no facilita una cuenta para la devolución?

Si el depósito se cobró por un método que registró el IBAN de origen, el operador devuelve a esa cuenta sin necesidad de pedir nada, e informa al residente. Si no hay IBAN de origen registrado (por ejemplo, ingreso en efectivo), el operador debe requerir la cuenta por escrito, documentar el intento y consignar o retener el importe a disposición del residente hasta que la facilite. Para la fianza legal, el mes del artículo 36.4 de la LAU cuenta desde la entrega de llaves; para la garantía adicional rige el plazo que fije el contrato, y en ambos casos el reloj no se detiene porque el residente no responda.

¿Se puede devolver el depósito a una cuenta distinta de la que pagó?

Sí, si el residente o el pagador lo solicita por escrito y el operador verifica la identidad del solicitante y la titularidad de la nueva cuenta. Es la vía más frecuente de fraude en devoluciones de depósitos (correo suplantado que pide el cambio de cuenta), así que conviene tratar cada cambio de IBAN como una excepción con verificación reforzada, y devolver por defecto al IBAN de origen.

¿Hay que devolver intereses sobre el depósito de garantía?

Sobre la garantía adicional, solo si el contrato lo establece; la ley no lo exige. Sobre la fianza legal, la LAU prevé que el saldo no devuelto pasado un mes desde la entrega de llaves devengue el interés legal del dinero. En la práctica, los contratos de coliving y PBSA no pactan intereses sobre el depósito, y la contrapartida razonable es un plazo de devolución corto y cumplido.